Témoignage
Interview de Monsieur Denis BERTHELOT, 1er adjoint au Maire de Moëlan sur Mer.
Pourquoi avoir fait appel au CDG pour une mission d’archivage?
En 2008, la mairie de Moëlan sur Mer a connu l’arrivée d’une nouvelle équipe municipale et d’un nouveau DGS. Notre souci immédiat était de moderniser, rénover l’administration dans son ensemble, d’où un audit organisationnel effectué par le CDG 29.
Au niveau locaux et structure de la mairie, il y avait eu un problème avec la pompe à eau qui avait entraîné une inondation de la cave où se situaient les archives.
Nous avions également un réel problème de gestion et de classement de la documentation. Chacun avait ses vieilles habitudes de classement, ou plutôt de non-classement devrais-je dire. Il nous est même arrivé d’aller chercher l’ancien DGS pour trouver des documents !
Nous recherchions une complète efficacité de fonctionnement. Il n’était pas acceptable de continuer à travailler dans cet état physique des archives et dans cet état d’esprit de laisser-aller.
Mme PENNEC, DGS de Moëlan sur Mer, connaissait déjà ce service. Par ailleurs, le CDG 29 avait invité les nouveaux élus en 2008 à une présentation de sa structure et de ses prestations. C’est donc en toute connaissance de cause que nous avons choisi de faire appel au Centre de Gestion pour notre archivage.
Quelles ont été les étapes de la prestation (réunion, rendez-vous….) ?
Ma longue carrière dans la coopération à l’étranger m’a donné une expérience de l’archivage. En 1992, par exemple, j’ai eu en charge le traitement des archives des ambassades d’Afrique Centrale (5 pays) pour un transfert au Centre des Archives de Nantes. Je connais les méthodes, les lois et obligations liées à ce processus. Les règles sont cependant différentes dans le cas présent avec la notion de conservation indéfinie.
Un devis a tout d’abord été demandé au CDG 29. Nous avons ensuite rencontré Mélanie ROUSSIGNÉ, archiviste. Ont été évoqués la configuration des locaux (cave, débarras), les normes, les archives secondaires, le mobilier, les cartons de stockage, etc.
Suite au bilan établi, une rénovation des pièces et du couloir a été nécessaire. Les archives ont été déplacées dans un premier temps (merci aux caisses de marées qui nous ont gentiment été prêtées !) dans une petite pièce.
Nous avons ensuite acheté et installé le matériel (rayonnage, étagères, mobilier, cartons…). Puis Mélanie s’est attelée physiquement à la tâche. Tout d’abord tri, sélection et élimination des documents. Il a ainsi été retrouvé des choses surprenantes : carte de rationnement de la guerre 39-45 ; papiers de la 1ère guerre mondiale.
Vint ensuite la phase de classement et de création d’un répertoire. J’avais en tête la mise en place d’un classement organisationnel, nécessitant il est vrai beaucoup de temps. Le CDG 29 a une autre approche avec une méthode de versement et de cotation pour retrouver le document.
Enfin, les agents ont été sensibilisés et formés à ces nouvelles méthodes d’archivage.
Il nous reste maintenant à consolider le système de gestion réservé à l’encadrement. A l’heure actuelle, les archives sont encore un peu trop ouvertes à tous comme par le passé !
AVANT PENDANT
APRES
Que diriez-vous de ce service ?
Nous avons été entièrement satisfaits de cette prestation du CDG 29. Mélanie a eu toutes les qualités d’archiviste nécessaires : opiniâtre, très à l’écoute, sociable, organisée. Elle a rencontré les personnes pour reprendre les façons d’archiver de chacun et les former aux nouvelles méthodes.
Il existe une grande valeur patrimoniale dans les archives et grâce à cette nouvelle organisation c’est une partie de l’histoire de Moëlan sur Mer qui est préservée. Ces 6 mois de travail nous permettent d’avoir désormais des archives à nouveau administrables et accessibles. L’ordre a été restauré ! Enfin, la création de règles nous a donné la possibilité de mettre en place une nouvelle organisation, les versements, les emprunts d’archives sont désormais mieux contrôlés.